| |
Checkliste
zum Einstieg in den Empfang elektronischer Rechnungen
|
| |
was
Sie jetzt tun und bedenken müssen
|
...und
wie ddimail Sie dabei unterstützt
|
| |
|
1.
keine Panik
|
| |
Bleiben
Sie entspannt und ärgern Sie sich nicht über die vermeintlich
zusätzliche Bürokratie durch den Gesetzgeber. Die technische
Umsetzung ist gar nicht so anspruchsvoll. Aber gerade deshalb sollten
Sie auch nicht darauf spekulieren, dass die gesetzlichen Fristen noch
verlängert werden. |
Freuen
Sie sich stattdessen über den Einzug der B2B-Digitalisierung
in Deutschland, automatisieren Sie mit ddimail Ihre
Prozesse und sparen Sie viel Zeit und Geld. |
| |
|
2. Übertragungsweg
einrichten
|
| |
Die
E-Rechnungen werden Sie größtenteils per E-Mail erhalten,
legen Sie dafür eine bestimmte E-Mail-Adresse an und teilen
Sie sie Ihren Geschäftspartnern mit.
|
Nutzen
Sie ddimail BASICS für den sicheren und automatisierten
Empfang aller über diese Adresse eingehenden E-Mails.
|
| |
|
3. E-Rechnungen
per E-Mail empfangen
|
|
Sie können
Ihre E-Rechnungen mit den gewohnten Arbeitsschritten zur E-Mail-Eingangsverarbeitung
empfangen:
|
...oder
den Ablauf mit ddimail BASICS automatisieren
|
|
|
E-Mail
abrufen |
|
automatischer
Abruf per IMAP in Echtzeit |
|
|
E-Mail
prüfen auf Malware und Spam (auch bei Einsatz
von E-Mail-Security-Software erforderlich) |
|
automatische
Prüfung durch Absenderverifikation sowie Hinweise auf potentielle
Gefahren sowie durch E-Mail-Security-Software |
|
|
bei
Einsatz von Spam-Filter: prüfen des Quarantäneordners |
|
entfällt |
|
|
Verschlüsselung
abstimmen - oder darauf verzichten |
|
automatische
Verschlüsselung |
|
|
E-Mail-Empfangsbestätigung
senden |
|
automatische
Bestätigung |
|
|
E-Mail
im E-Mail-System speichern |
|
E-Mail
optional mit gewohnter E-Mail-Client-Software öffnen und im E-Mail-System
speichern |
|
Andere optional angebotene
oder "gewünschte" Übertragungswege sind oftmals
mit erheblichem Einrichtungsaufwand (z.B. "PEPPOL")
und/oder mit erhöhtem manuellem Aufwand (z.B. Downloadportale)
verbunden und üblicherweise nur für einen oder wenige
Kommunikationspartner nutzbar.
|
Auch wenn Sie zum Empfang
verpflichtet sind, können Sie den Übertragungsweg vorgeben.
Wir empfehlen Ihnen den ausschliesslichen Empfang per E-Mail -
am besten mit ddimail BASICS.
|
| |
|
4. E-Rechnungen
lesen, drucken und speichern
|
| |
E-Rechnungen
liegen in einem nur für Fachleute lesbarem Format vor, daher
benötigen Sie eine Software, die Ihnen den Inhalt im Klartext
lesbar darstellt. Hierfür gibt es viele, tw. auch kostenlose
Angebote. |
Mit ddimail
BASICS können Sie elektronsche Rechnungen im PDF-Format
anzeigen, drucken und speichern.
|
|
Folgende
Arbeitsschritte fallen bei der manuellen Bearbeitung von E-Rechnungen
per E-Mail an
|
...die
Sie mit ddimail BASICS automatisieren können
|
|
|
E-Rechnungen
als lesbare PDF anzeigen
- bei ZUGFeRD: zunächst PDF öffnen (mit acrobat reader o.ä.)
und eingebettete XML-Datei bzw.
- bei XRechnungen (nur XML-Daten): diese mit spezieller Software
nach PDF konvertieren und anzeigen
|
klick
|
auf
Knopfdruck mittels integriertem "ZUGFeRD/X-Rechnung nach PDF"-Konverter
|
|
|
E-Rechnungen in einem definierten Verzeichnis speichern zur Weiterverarbeitung
durch Folgesysteme
|
|
automatische
Ablage |
|
|
E-Rechnungen
individuell oder absenderspezifisch an mehrere Folgesysteme weiterleiten,
z.B. an Dokumentenmanagementsysteme mit Angabe von Metadaten, ERP,
FIBU u.v.m. oder auch sofort ausdrucken |
|
automatisierte
individuelle Übergabe inkl. Erstellung der Metadaten,
hierzu ist eine ddimail CLIENT-SERVER-Version erforderlich |
| |
|
5. Belege
archivieren
|
| |
E-Rechnungen müssen
genau wie alle anderen Belege einschl. der bisher üblicherweise
im PDF-Format eingehenden Rechnungen gesetzeskonform archiviert
werden. Falls Sie hierzu bisher keine Lösung im Einsatz hatten,
sollten Sie das bei dieser Gelegenheit dringend nachholen.
Informationen finden
Sie in diesem Artikel der Zeitschrift computerwoche.
Oder fragen Sie Ihren Systemhauspartner.
|
ddimail
unterstützt Sie bei der Archivierung Ihrer Belege durch automatisierte
Übergabe der Daten an entsprechende Softwareanwendungen, wie
bspw. DMS-Systeme.
Eine
Liste entsprechender Softwarelösungen unserer kooperierender
Partner finden Sie unter b2bconnector.de/dokumentenmanagement.html.
Weitere Produkte und weitere Partner nehmen wir dort gerne mit
auf.
|
| |
|
6. Rechnungseingänge
im Bestellwesen buchen
|
| |
Sofern
Sie ein ERP-System haben, das eingehende Rechnungen positionsgenau
erfassen und mit den entsprechenden Wareneingängen aus den zugrundeliegenden
Lieferungen abgleichen kann, prüfen Sie, ob dieses System E-Rechnungen
auch importieren kann. |
ddimail
stellt die E-Rechnungsdaten dem ERP-System zur weiteren Verarbeitung
zur Verfügung. Optional ist dabei auch die Konvertierung in
das vom Empfangssystem geforderte Format möglich.
Eine
Liste entsprechender Softwarelösungen unserer kooperierender
Partner finden Sie unter b2bconnector.de/bestellwesen.html.
Weitere Produkte und weitere Partner nehmen wir dort gerne mit
auf.
|
| |
| 7.
E-Rechnungen in die Buchhaltung übernehmen |
| |
Ab
2025 ist der elektronische Teil einer E-Rechnung steuerlich relevant
und zu buchen. Dies werden die Fibu-Systeme bis dahin flächendeckend
anbieten. Bitte fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach einem entsprechenden
Update. Und falls das Ihr Steuerberater für Sie macht - fragen
Sie ihn, und stellen ihm die Daten über den von ihm gewünschten
Übertragungsweg zur Verfügung (unverschlüsselte E-Mail-Übertragungen
sind für Steuerberater mittlerweile tabu). |
Eine
Liste entsprechender Softwarelösungen unserer kooperierender
Partner finden Sie unter b2bconnector.de/buchhaltung.html.
Weitere Produkte und weitere Partner nehmen wir dort gerne mit
auf.
P.S.: Empfehlen
Sie Ihrem Steuerberater den Einsatz von ddimail für
die sichere Übermittlung Ihrer E-Rechnungen!
|
| |
|
|
|
|
| 8.
E-Rechnungen erstellen und versenden
(spätestens ab 01.01.2028) |
| |
Ab
2025 gilt auch die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung
elektronischer Rechnungen mit Übergangsfristen bis Ende 2026
bzw. Ende 2027 für Unternehmen mit <800T Vorjahresumsatz.
Auch diese Anforderungen werden aktuelle ERP- bzw. Fakturierungssysteme
zeitnah erfüllen. Fragen Sie dazu Ihren Softwarelieferanten. |
Für die Erstellung
von E-Rechnungen bieten wir mit dem "ZUGFeRD/X-Rechnung Kommandozeilentool
(KZT)" eine einfache Lösung zur Integration in den Prozessablauf
zwischen der Erstellung von Rechnungen im PDF-Format und dem Versand
per E-Mail.
ERP-Anbietern bieten
wir die Software auch als unbegrenzte Kopierlizenz an. Weitere Informationen
finden Sie unter ediware.de/produkte.htm#xrechnung.
|
| |
|
|
|
|
